Selasa, 23 Juli 2013

Notulen Rapat Pertama

Posted on 01.46 by nnd
Pada Rapat pertama ini, panitia membahas tugas pokok seksi secara umum sementara rincian anggaran belanja (RAB) tiap seksi belum dapat dimasukkan, hanya ditentukan alat dan bahan kebutuhan tiap seksi. Ketua panitia kemudian mengingatkan agar recana anggaran belanja (RAB) tiap seksi secara terperinci harus dimasukkan pada rapat kedua.

Dibawah ini adalah Notulen Rapat Panitia tanggal 02 Juli 2013
PANITIA SIDANG XV
JEMAAT GKI IMMANUEL HAMADI
TAHUN 2014
Sekretariat : Balai Serbaguna Wijk VII Hamadi Gunung – Jayapura Papua
NOTULEN RAPAT
 
  1. Rapat dilaksananakan pada hari selasa,  tanggal 02 Juli 2013
  2. Agenda Rapat adalah Pembahasan Tugas Pokok dan Rincian Anggaran Belanja Seksi
  3. Rapat dilaksanakan di Balai Serba Guna Wijk VII Hamadi Gunung
  4. Pimpinan Rapat : Bapak. M. S. Kabuare (Ketua Panitia), Bapak M. Hamadi (Wakil Ketua), dan Bapak I. Wairo (Sekretaris)
  5. Rapat dihadiri oleh 23 (dua puluh tiga) orang (daftar hadir terlampir).


PEMBUKAAN
Rapat dimulai pukul 18.30 WP dan diawali dengan doa bersama yang dipimpin oleh Bpk. J. Rumbrawer

    HASIL RAPAT
      1. Arahan ketua, wakil ketua dan sekretaris panitia:
        • Masa Kerja Panitia adalah 5 (lima) bulan, karena sidang XV dilaksanakan pada akhir tahun 2013 yaitu akhir bulan November atau awal bulan desember 2013.
        • Panitia akan melakukan Survey melalui Kuisioner sebagai bahan evaluasi pelaksanaan hasil sidang XIV tahun 2013
        • Rencana anggaran belanja setiap seksi harus benar-benar diperoleh dari harga pasti dilapangan sehingga tidak terjadi pembengkakan belanja pada saat pelaksanaan kegiatan.
        • Jumlah panitia adalah 31 (tiga puluh satu) orang dan tiap seksi dapat menambah tenaga bantuan operasional sebanyak 2 (dua) orang.
        • Tambahan dua seksi lagi yaitu seksi kesehatan dan seksi keamanan, dimana seksi kesehatan berada dibawah tanggung jawab seksi kesekretariatan dan seksi kemanan dibawah tanggung jawab seksi perlengkapan dekorasi dan dokumentasi.
        Tugas Pokok Seksi Secara umum
        Seksi Persidangan
          • Bertugas pada masa pra sidang, rapat-rapat komisi, pelaksanaan sidang termasuk mempersiapkan kuisioner.
          • Mempersiapkan Notulensi dan tata ruang sidang dan sound system bekerja sama dengan seksi perlengkapan.

        Seksi Kesekretariatan
        • Mempersiapkan Data Sidang Jemaat pada 2 (dua) masa sidang sebelumnya (Sidang XIII  dan XIV)
        • Mempersiapkan undangan.
        • Mempersiapkan tenaga kesehatan.

        Seksi Konsumsi
        Bertugas pada saat pelaksanaan sidang yaitu menyiapkan konsumsi untuk 2 (dua) kali Makan dan 2 (dua) Kali Snack untuk 300 orang.

        Seksi Perlengkapan, Dekorasi dan Dokumentasi
        • Mempersiapkan perlengkapan saat sidang dan bekerja sama dengan seksi persidangan
        • Menentukan penanggung jawab keamanan
        • Publikasi lewat media cetak.
        • Dekorasi disesuaikan dengan denah sidang
        • Sewa Handycam dan camera photo untuk dokumentasi.
        • Menetukan seorang anggota seksi sebagai penanggungjawab keamanan.
        Seksi Usaha Dana
        Bertugas mencari dana yang besarannya ditentukan dari jumlah rincian anggaran belanja setiap seksi.

        1. Metode dan Form Survey akan dibahas bersama dengan Steering Comittee kemudian diusulkan ke BPH Majelis Jemaat dan dilaksanakan oleh seksi kesekretariatan.
        2. Dua metode survey melalui kuisioner yaitu melalui pengambilan sampel dan secara keseluruhan terhadap setiap anggota sidi jemaat.
        3. Bapak J. Sugiare dan Bapak J. Rumbrawer  mengusulkan agar digunakan cara kedua yaitu kuisioner dibagikan ke tiap anggota sidi jemaat.
        4. Bapak V. Wanda menanyakan tanggal pelaksanaan sidang dan dijelaskan oleh ketua panitia bahwa tanggal pelaksanaan akan ditentukan kemudian bersama pelayan harian majelis jemaat GKI Immanuel Hamadi.
        5. Rincian anggaran belanja tiap seksi  belum dibuat, hanya disebutkan alat dan bahan kebutuhan tiap seksi.
        Alat dan Bahan Kebutuhan Seksi
        Seksi Persidangan :
        Recorder, note book dan pulpen, papan nama meja, dua unit proyektor, buku tamu, battery, honor bagi penerima  tamu dan pelayan Firman, serta konsumsi petugas notulensi saat pembuatan notulensi sidang.
        Seksi  Kesekretariatan :
        ATK, Pengolah Data dan Printer, Biaya Penggandaan, Penjilidan dan Konsumsi.
        Seksi Konsumsi :
          • Mempersiapkan makan siang dan makan malam serta snack bagi 300 orang
          • Menyiapkan makan dan snack tamu (VIP), permen, snack pada rapat-rapat komisi
          • Menentukan sewa peralatan catering.
        Seksi Perlengkapan, Dekorasi, Publikasi dan dokumentasi :
        Sewa sound system,  cetak 5 (Lima) buah spanduk sesuai lokasi yang ditentukan, sewa handycam dan camera serta publikasi melalui media massa.
        Seksi Usaha Dana :
        Dana awal yang diusulkan sebesar 3.000.000,- (Tiga juta rupiah)

        PENUTUP
        1. Ketua panitia membacakan notulen rapat  dan mengingatkan agar pada hari senin tanggal 08 juli 2013, rincian anggaran belanja yang lengkap dari setiap seksi sudah harus dimasukkan.
        2. Rapat ditutup pukul 21.20.
        3. Doa penutup dipimpin oleh Ibu. N. Wanma/Rumbewas.

          PANITIA SIDANG XV
          JEMAAT GKI IMMANUEL HAMADI
          TAHUN 2014

          M. S. KABUARE
          KETUA / NOTULA
          I. WAIRO
          SEKRETARIS
          Categories: